Projektų valdymas susideda iš daugelio elementų ir turi daug sąsajų su įvairiais kitais procesais, pradedant: reikalavimų rengimu, biudžeto ir naudos planavimu, sprendimo diegimo planavimu, komunikacija, suinteresuotųjų šalių valdymu, kūrimu ir įgyvendinimu, testavimu, rizikos ir priklausomybės valdymu ir tt. Ir dažniausiai projekto komunikacija paliekama kaip paskutinis veiksmas, kuriam skiriama ne per daugiausiai laiko projekto plane.
Tinkama projekto komunikacija galima, jei projekto vadovas turi tam reikalingų įgūdžių.
Komunikacija kaip kompetencijos sritis yra labai plati ir naudojama kiekviename projektų valdymo etape. Vienas iš svarbiausių kiekvieno projekto vadovo įgūdžių yra gebėjimas sukurti tinkamas komunikacijos strategijas su veiksmų planu, naudojamu bendraujant su komanda, suinteresuotosiomis šalimis, projektų savininkais, pardavėjais, organizacijos vadovybe ir kt.
Laikas, kurį planuojama skirti projekto komunikacijai, dažnai neįvertinamas.
Jei gilintumėtės į projekto dokumentaciją, rastumėte labai mažai informacijos apie komunikaciją, išskyrus mokymo planą, kuris taip pat yra susijęs su informacijos skleidimu. Tačiau šios sritys ne visada apima ne viską, kas iš tikrųjų turėtų būti padengta ir apgalvota.
Bendravimas naudojamas atliekant daugelį projektų valdymo funkcijų.
Kai kalbame apie projektų valdymą, gera komunikacija yra priemonė, padedanti susidoroti su įvairiomis situacijomis, todėl reikia atitinkamai parengti veiksmų planą:
Suinteresuotųjų šalių valdymui – čia svarbiausia suprasti suinteresuotųjų šalių poreikius ir planuoti laiką visiems įmanomiems pokalbiams, pvz.: projekto statuso, klausimų, eigos aptarimui, deryboms dėl apimties ir pan.
Projekto komandos valdymui, kuriame sudėtingiausia yra tai, kad projekto vadovas turi rasti būdą, kaip suburti komandą, sudarytą iš žmonių grupės, kuri nėra tiesioginiai pavaldiniai, dirbti ir pasiekti bendrą tikslą. Jei projekto vadovas neparengė ir nesuplanavo komunikacijos strategijos, kaip jis gali perteikti tai, kas svarbu komandai, ir taip pat išgirsti, kas svarbu kiekvienam komandos nariui, gali būti sudėtinga pasiekti projekto tikslų.
Eskalavimo valdymas nepavyksta, jei pranešimas ir pagalbos prašymas perduodami neaiškiai ir netinkamiems žmonėms. Todėl svarbu, kad planuojant komunikacijos strategijas būtų sudarytas aiškus žmonių sąrašas, kurie turi būti informuoti, jei projektas susiduria su sunkumais.
Pokyčių valdymas yra svarbus, kai projekte dalyvauja žmonės, kuriems reikia pakeisti savo elgesį. Jei projektas paveikia bet kurią žmonių grupę (tai yra 99 proc. atvejų, kai yra įgyvendinami projektai), labai svarbu, kad projekto vadovas gerai parengtų veiksmų planą, kaip paskatins žmones keisti savo elgesio modelius, kaip susidoros su nepasitenkinimu, kada ir kaip jis surinks atsiliepimus ir pan. Jei tai nebus atlikta tinkamai, projektas bus laikomas nesėkmingu, nors sprendimas bus įgyvendintas laiku.
Visi šie dalykai yra tiesiogiai susiję su komunikacija, tačiau kai žiūrite į projekto planą, paprastai pamatysite labai mažą šios konkrečios veiklos įrašą ir tam dažniausiai nėra skiriama užtektinai laiko.
Paskutinės mintys
Jei projekto vadovas nori sėkmingai įgyvendinti projektą, jis turi planuoti tinkamus komunikacijos su suinteresuotosiomis šalimis, sprendimų priėmėjais, komandos nariais, paveiktais žmonėmis veiksmus, kitu atveju projektą gali ištikti nesėkmė.