Dažniausiai PMO suvokiamas kaip administracinė funkcija, kuri nesuteikia jokios vertės. Taip yra dėl to, kad matoma dalis to, ką daro PMO komanda, yra susijusi su policininko pareigomis, įvairių dokumentų pildymu, kokybės tikrinimu, visų proceso žingsnių patikrinimu ir pan. Nors iš tikrųjų yra tiek daug papildomai vykstančių veiklų užkulisiuose, padedančių organizacijai priimti teisingus sprendimus.
Koks yra PMO vaidmuo?
Projektų valdymo biuras yra atsakingas už tai, kad projektai atitiktų nustatytas vidines organizacijos taisykles ir nuostatas. Palaiko, įtraukia projektų vadovus projektų valdymo procesų ir įrankių rinkinio požiūriu.
Programos paprastai kuriamos iš projektų, todėl Programos valdymo biuras prižiūri visus programos projektus, jų eigą, palaiko programos planą ir projektų priklausomybes, nustato valdymą ir darbo būdus.
Tuo tarpu Portfelio valdymo biurui reikalinga brandi komanda, nes ši funkcija turi suprasti portfelio priklausomybes, kaip projektų portfelio turinys palaiko įmonės strategiją, padėti sudaryti taktinį planą įmonės strateginiams tikslams pasiekti, nustatyti prioritetų nustatymo taisykles ir įsitikinkite, kad prioritetai bus nustatyti.
Skirtingoms įmonėms reikia skirtingo tipo PMO
PMO funkcijos lygis priklauso nuo situacijos, kurioje yra įmonė:
Kiek projektų vykdoma?
Kokio sudėtingumo yra projektai?
Ar yra kokių nors projekto kritimų terminų, kurių įmonė negali praleisti?
Ar yra ir kiek laiko galioja projektų valdymo praktika?
Kokia yra įmonės personalo valdymo praktika?
Kokia yra įmonės investicijų valdymo politika?
Ir daug kitų klausimų, kurie svarbūs galvojant, kokio PMO jums reikia ir kaip jį vykdyti.
Iš kur atsiranda PMO jėga?
Didžiausia vertė, kurią PMO pateikia lentelėje, yra šie elementai:
Gebėjimas susieti projektus su įmonės strategija
Nustatymas, ar siūlomų projektų apimtis palaiko įmonės strategiją
Prioritetizavimo taisyklių nustatymas ir jų priežiūra
Suvokti būsimą atsilikimą ir aktyviai veikti, kad nebūtų praleisti jokie terminai
Projektų priklausomybių ir rizikos organizacijai supratimas
Projektų valdymo praktikos standartizavimas
Be jokios abejonės, norint užtikrinti, kad būtų galima pasiekti visas aukščiau išvardytas funkcijas, labai svarbu, kad PMO sudarytų komanda, turinti praktinės projektų ar programų valdymo, verslo plėtros patirties ir tikros aistros dirbti šį darbą. Turint komandą, turinčią įgūdžių, kaip valdomi projektai ir kokia yra tos įmonės rinka, vadovybei suteikiama vertinga išorinė nepriklausoma nuomonė.
Verta paminėti, net jei pagrindinis PMO tikslas yra procesų standartizavimas, vis tiek ši pagrindinė funkcija suteikia daug vertės, nes suteiktų daugiau aiškumo, ką, kaip ir kada reikia padaryti, o tai taupo laiką ir sukelia mažiau streso organizuotumą ir padeda valdyti organizacijos rizikos apetitą.
Paskutinės mintys
Jei jūsų atsakymas yra „ne“ į klausimą „ar jums reikia PMO“, nes tai jums atrodo kaip administracinė funkcija, pirmiausia pabandykite išanalizuoti, su kokiomis sritimis jūsų įmonė susiduria projektų valdyme. PMO gali suteikti daug naudos, net jei pirmas žingsnis yra standartizuoti projektų valdymo procesus, o tai leis komandai sutelkti dėmesį į darbus, o ne lakstyti ir aiškintis, kaip tai padaryti. Galiausiai, PMO funkcijos pradžios taškas yra projektų valdymo procesas, o funkcijai subrendus ji pereina į platesnį įmonės projektų portfelio vaizdo kūrimą.