Sprendimai, kuriuos projektus vykdyti, įprastai yra pagrįsti projekto verte. Naudos stebėjimas arba, kitaip tariant, vertės realizavimas, ši proceso dalis paprastai prasideda, kai tik kažkas yra įgyvendinama, ir stebima laikotarpį, iki tol, kol bus pasiekta nauda.
Naudos stebėjimas nebūtinai turi būti sudėtingas
Yra paplitęs įsitikinimas, kad norint sekti projekto naudas, reikia sukurti milžiniškus excel formato dokumentus, kurie įgalintų atspėti visus galimus pokyčius rinkoje ir įsitikinti, kad pajamų augimas (jei tai yra planuojama projekto nauda) atsiranda dėl konkretaus projekto. Įgyvendinti tai įmanoma, tačiau prilygs Sizifo darbui, nes sukurs daugybę situacijų, kai kažkas, ko neįmanoma įtakoti bei nesusiję su projektu, sukels pokyčius jūsų įmonės rezultatuose. Tai nereiškia, kad visai neturėtumėte diegti naudų sekimo proceso, tai veikiau reiškia, kad procesą turėtumėte naudoti, kad pasiektumėte reikiamą atskaitomybę ir žmonių, kurie prašo investicijų bei žada auksą, sąmoningumą.
Jei norite turėti projektų naudų sekimo procesą, kuris nesunaudotų viso jūsų finansų komandos laiko, padarykite taip, kad kas ketvirtį reguliariai peržiūrėtumėte planuojamas projektų naudas su naudų savininkais. Peržiūros tikslas turėtų būti suprasti, kas vyksta su projekto planuojamomis vertėmis, kuri buvo pažadėta inicijuojant projektą. Net jei neatliekate jokių griežtų patikrinimų ar kontrolės veiksmų, tokiu būdu skatinate naudų savininkus atsakyti už tai, ką pažadėjo.
P.S. Pokyčio naudų sekimas dažnai pamirštamas, kai naudojama Agile metodologija - neapsigaukite, Agile yra tiesiog pokyčio įgyvendinimo būdas, kad ir ką planuojate įdiegti naudojantis Agile metodu, pokytis turi atnešti naudą organizacijai.
Naudokite projektų naudų duomenis planuodami įmonės metinius tikslus
Siūlomas procesas atrodo itin lengvas, tačiau jis leis suprasti, kaip išmintingai elgiatės su įmone mažindami išlaidas, didindami pajamas ar pelną, atsižvelgiant į tai, kur investavote ir ką bandėte pasiekti. Naudos stebėjimo registras yra geras įrankis pokalbiams ir deryboms su padalinių vadovais, kai kalbama apie metinius tikslus – daugeliu ateveju būna, kad kiekvienais metais įmonės vadovybė nori padidinti pajamų tikslus ir sumažinti išlaidas, tačiau kituose organizacijos lygiuose tikimasi atvirkščiai. Taigi, kai turėsite 3–5 metų perspektyvą, kas buvo pažadėta, galėsite lengviau vesti sudėtingus pokalbius.
Pabaigai
Nereikia bijoti įvesti projektų naudų stebėjimo organizacijoje, nes yra būdų, kaip jį supaprastinti, bet vis tiek gauti naudos, skatinant atskaitomybę, sąmoningumą bei panaudojant turimą informaciją metinių tikslų planavimo metu.